Відпускні в Україні обчислюються на основі середньоденної заробітної плати працівника за розрахунковий період, помноженої на кількість календарних днів відпустки. Основним нормативним документом залишається Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 року № 100 (з урахуванням змін станом на кінець 2025 року). Під час дії воєнного стану, який продовжено до 31 жовтня 2026 року, святкові та неробочі дні зі статті 73 Кодексу законів про працю не виключаються з розрахунку.
Розрахунковий період у більшості випадків становить останні 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки. Якщо працівник відпрацював менше року, беруть фактично відпрацьовані повні місяці. До розрахунку входять оклад, доплати, надбавки, премії (з особливим порядком розподілу) та деякі інші виплати, пов’язані з виконанням трудових обов’язків. З нарахованої суми утримуються податок на доходи фізичних осіб 18 % і військовий збір 5 %.
Сума, яку працівник отримує на руки, становить близько 77 % від нарахованих відпускних. Виплата має відбутися до початку відпустки. Ці правила поширюються як на щорічну основну відпустку, так і на додаткові та соціальні відпустки, а також на компенсацію за невикористані дні при звільненні.
Правова основа нарахування відпускних
Нарахування відпускних регулюється кількома ключовими актами. Закон України «Про відпустки» визначає право працівників на оплачувану відпустку та загальні умови її надання. Кодекс законів про працю України встановлює основні гарантії щодо оплати праці за час відпустки. Детальний механізм розрахунку середньої заробітної плати закріплений у Порядку № 100.
Під час воєнного стану діє Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Згідно з його положеннями норми статті 73 Кодексу законів про працю (про святкові та неробочі дні) не застосовуються. Це безпосередньо впливає на кількість днів, які беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати: у період дії воєнного стану з розрахункового періоду не вираховуються святкові дні. 2026 рік не є високосним, тому повний 12-місячний період містить 365 календарних днів.
Мінімальна заробітна плата становить 8647 гривень на місяць. Ця сума використовується у випадках, коли у працівника відсутній заробіток у розрахунковому періоді або коли посадовий оклад нижчий за мінімалку.
Основна формула розрахунку відпускних
Сума відпускних визначається простою формулою:
Відпускні = середньоденна заробітна плата × кількість календарних днів відпустки
Середньоденна заробітна плата, у свою чергу, обчислюється так:
Середньоденна ЗП = сума виплат за розрахунковий період ÷ кількість календарних днів розрахункового періоду
Під час воєнного стану кількість календарних днів береться повністю (без віднімання святкових). Якщо воєнний стан буде скасовано, тоді з розрахунку виключатимуться святкові та неробочі дні згідно зі статтею 73 Кодексу законів про працю.
Кількість днів відпустки також визначається в календарних днях. Святкові дні, які припадають на період відпустки, під час воєнного стану не подовжують її тривалість і не виключаються з оплати.
Як визначається розрахунковий період
Правильне визначення розрахункового періоду — один з найважливіших етапів. Від нього залежить і сума виплат, і кількість днів, на яку ділять цей заробіток.
| Тривалість роботи у роботодавця | Розрахунковий період | Особливості |
|---|---|---|
| Більше 12 місяців | Останні 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки | Найпоширеніший випадок. Місяці рахуються з 1-го по 1-ше число |
| Від 1 до 11 місяців | Фактично відпрацьовані повні календарні місяці | Береться період з 1-го числа місяця після прийняття на роботу до 1-го числа місяця відпустки |
| Менше одного повного місяця | Фактично відпрацьовані дні | Середньоденна розраховується з посадового окладу (або мінімальної зарплати, якщо оклад нижчий) |
Якщо працівник протягом розрахункового періоду перебував у відпустці без збереження заробітної плати, на лікарняному з оплатою нижчою за середній заробіток або в інших періодах, коли заробіток зберігався частково чи не зберігався взагалі, такі дні виключаються з розрахункового періоду. Відповідно зменшується і дільник.
Які виплати включаються до розрахунку середньої зарплати
До розрахунку середньоденної заробітної плати входять усі суми, нараховані працівникові відповідно до умов трудового договору та законодавства, крім виплат, прямо виключених Порядком № 100.
Включаються:
- посадовий оклад (тарифна ставка);
- доплати та надбавки (за суміщення, розширення зони обслуговування, нічні, надурочні, шкідливі умови, вислугу років тощо);
- премії, пов’язані з виконанням виробничих завдань (місячні, квартальні, річні — з особливим порядком віднесення);
- оплата відпусток і компенсація за невикористану відпустку, нараховані в розрахунковому періоді;
- допомога з тимчасової непрацездатності;
- оплата за час виконання державних або громадських обов’язків;
- індексація заробітної плати.
Премії враховуються шляхом «розподілу вперед». Квартальну чи річну премію ділять на кількість місяців, за які вона нарахована, і додають відповідну частину до заробітку кожного з цих місяців. Якщо в якомусь місяці працівник відпрацював не повну норму, премію коригують пропорційно відпрацьованим дням.
Не включаються до розрахунку:
- матеріальна допомога (як разова, так і систематична, крім окремих випадків у бюджетній сфері, де вона є складовою зарплати);
- одноразові виплати, не пов’язані з виконанням трудових обов’язків;
- компенсація за невикористану відпустку при звільненні (у певних випадках);
- вихідна допомога;
- виплати, нараховані за час, коли працівник не працював і заробіток не зберігався.
Особливості розрахунку в окремих ситуаціях
Новоприйнятий працівник
Якщо працівник не відпрацював жодного повного календарного місяця, середньоденна заробітна плата визначається виходячи з посадового окладу (або мінімальної заробітної плати 8647 грн, якщо оклад нижчий). Формула передбачає множення окладу на 12 і ділення на кількість календарних днів відповідного періоду (з урахуванням зайнятості — повної чи неповної).
Працівник після відпустки для догляду за дитиною
Якщо після виходу з відпустки для догляду за дитиною до трьох років працівник одразу йде в щорічну відпустку і в розрахунковому періоді відсутній заробіток, середня обчислюється з посадового окладу (не нижче мінімальної зарплати).
Сумісники
Для зовнішніх сумісників розрахунок ведеться окремо за кожним місцем роботи на підставі заробітку, нарахованого саме за цим місцем. Внутрішнє сумісництво враховується в загальному заробітку основного місця роботи.
Перехідні відпускні
Якщо відпустка починається в одному місяці, а закінчується в іншому, нараховану суму розподіляють пропорційно дням, що припадають на кожен місяць. Це важливо для правильного відображення в податковій звітності та нарахування єдиного внеску.
Оподаткування відпускних
Відпускні є складовою заробітної плати, тому з них утримуються:
- податок на доходи фізичних осіб — 18 %;
- військовий збір — 5 %.
Загальне податкове навантаження становить 23 %. Працівник отримує на руки приблизно 77 % від нарахованої суми. Єдиний соціальний внесок (22 %) сплачує роботодавець і на суму, яку отримує працівник, не впливає.
Приклад: нараховано 10 000 грн відпускних. ПДФО — 1800 грн, військовий збір — 500 грн. На руки працівник отримає 7700 грн.
Строки виплати відпускних
Заробітна плата за весь час відпустки виплачується до її початку. Раніше діяла норма про виплату не пізніше ніж за три дні, зараз ключова вимога — до початку відпустки. Якщо з технічних причин виплата затримується, сторони можуть домовитися про виплату в найближчий день видачі зарплати, але це має бути відображено в заяві працівника або наказі.
При відкликанні з відпустки перерахунок проводиться з урахуванням уже виплачених сум. Невикористану частину відпустки або компенсують, або надають у інший період.
Компенсація за невикористану відпустку
При звільненні працівник має право на грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної основної та додаткової відпусток, а також соціальної відпустки на дітей. Розрахунок компенсації відбувається за тими самими правилами, що й нарахування відпускних.
Особливість стосується днів відпустки, право на які виникло до 31 грудня 2023 року. Для них застосовується спеціальний порядок — розрахунок виходячи з виплат 2023 року. Для днів, накопичених з 2024 року і пізніше, діють загальні правила Порядку № 100.
Практичний приклад розрахунку
Працівник іде у відпустку з 10 серпня 2026 року на 14 календарних днів. Розрахунковий період — серпень 2025 — липень 2026. Сума виплат, що беруть участь у розрахунку, становить 216 000 грн. Святкові дні не виключаються через воєнний стан.
Середньоденна заробітна плата: 216 000 ÷ 365 = 591,78 грн.
Сума відпускних: 591,78 × 14 = 8284,92 грн.
Після утримання податків (18 % + 5 %) працівник отримає 6379,39 грн.
Якщо б у розрахунковому періоді були періоди неоплачуваної відсутності (наприклад, 15 днів відпустки за свій рахунок), дільник зменшився б на ці дні, а середньоденна відповідно зросла б.
Поради працівникам і бухгалтерам
Працівнику варто перевірити, які саме виплати увійшли до розрахунку, особливо якщо були значні премії або періоди хвороби. Запит розрахункового листка дозволяє побачити деталізацію. При переході на нову роботу доцільно уточнити, чи буде враховуватися попередній заробіток (зазвичай ні — тільки виплати у поточного роботодавця).
Бухгалтерам важливо правильно розподіляти премії, своєчасно виключати періоди, коли заробіток не зберігався, і стежити за змінами щодо воєнного стану. Після його можливого скасування правила розрахунку середньої зміняться — з’явиться потреба знову віднімати святкові дні.
Точність розрахунку відпускних впливає не лише на суму, яку отримує працівник, а й на правильність нарахування єдиного внеску та відображення у звітності. Помилки можуть призвести до донарахувань під час перевірок або скарг працівників. Тому варто фіксувати всі вихідні дані розрахунку і зберігати їх разом із наказом про відпустку.