Класична паперова довідка про склад сім’ї офіційно скасована ще 2019 року наказом Міністерства соціальної політики. Замість неї використовують витяг з реєстру територіальної громади про місце проживання або відомості про зареєстрованих осіб за конкретною адресою. Обидва документи мають повну юридичну силу, видаються безоплатно і доступні як онлайн, так і в ЦНАП.
Найшвидший шлях — електронний витяг через застосунок чи портал Дія за кілька хвилин. Для повного переліку осіб, зареєстрованих у житлі, власник звертається до центру надання адміністративних послуг або органу реєстрації. Документ потрібен переважно для окремих соціальних питань, нотаріальних дій чи підтвердження реєстрації, хоча багато установ уже працюють з реєстрами напряму.
Стара форма довідки про склад сім’ї (раніше відома як форма № 13 або № 204) втратила чинність згідно з наказом Міністерства соціальної політики України № 1106 від 17 липня 2019 року. Цей документ більше не передбачений законодавством, і жоден орган не зобов’язаний його видавати. Натомість систему реєстрації місця проживання повністю перевели на електронні реєстри територіальних громад. Ключовим документом став витяг з реєстру територіальної громади, який підтверджує відомості про задеклароване чи зареєстроване місце проживання особи або їх відсутність на момент формування.
Правове підґрунтя формують Закон України № 1871-IX «Про надання публічних (електронних публічних) послуг щодо декларування та реєстрації місця проживання в Україні» та постанова Кабінету Міністрів № 265 від 7 лютого 2022 року. Власник житла має законне право безоплатно отримувати інформацію про осіб, які зареєстрували чи задекларували місце проживання в належному йому приміщенні. Саме ця норма дозволяє на практиці одержати аналог колишньої довідки про зареєстрованих осіб.
Чим замінити довідку про склад сім’ї
Залежно від мети звернення потрібні різні документи. Для підтвердження власного місця проживання або місця проживання дитини достатньо витягу з реєстру територіальної громади. Він містить прізвище, ім’я, по батькові, дату народження, адресу, дату реєстрації чи зняття з реєстрації та унікальний номер. Електронна версія з QR-кодом має таку саму силу, як паперова з печаткою.
Якщо установа вимагає перелік усіх осіб, зареєстрованих за адресою, власник або уповноважена особа звертається до ЦНАП чи органу реєстрації. У такому випадку формується документ із відомостями про зареєстрованих. Деякі громади досі називають його «довідкою про зареєстрованих осіб у житловому приміщенні», хоча офіційна назва — витяг або інформація з реєстру.
Для соціальних виплат і субсидій часто взагалі не потрібен окремий документ. Заявник просто вказує членів сім’ї в декларації, а органи соцзахисту перевіряють дані через міжвідомчу взаємодію реєстрів. Нотаріуси при оформленні спадщини можуть запитувати архівні відомості або витяги на конкретну дату. У військових комісаріатах іноді просять підтвердження родинних зв’язків, які легко замінюють свідоцтвами про народження чи шлюб.
Як отримати витяг через Дію
Електронний спосіб залишається найзручнішим для більшості громадян. Процедура займає лічені хвилини і не вимагає відвідування установ.
Спочатку авторизуйтеся в застосунку Дія або на порталі diia.gov.ua через BankID, Дія.Підпис чи інший доступний спосіб електронної ідентифікації. Перейдіть у розділ «Послуги» або «Документи», оберіть «Довідки та витяги», далі — «Витяг про місце проживання» (або «Витяг з реєстру територіальної громади»). Вкажіть, для кого потрібен документ — для себе чи для дитини. У разі оформлення на дитину введіть серію та номер свідоцтва про народження. Система автоматично підтягне наявні дані з реєстру. Перевірте їх і підтвердіть запит. Готовий PDF-файл з’явиться в розділі «Отримані документи». Його можна зберегти, роздрукувати або надіслати електронною поштою.
Витяг дійсний до моменту зміни місця реєстрації. QR-код дозволяє будь-якій установі перевірити актуальність даних у реальному часі. Якщо інформація в реєстрі відсутня або застаріла, спочатку скористайтеся послугою актуалізації даних у реєстрі територіальної громади через той самий портал.
Отримання відомостей у ЦНАП або органі реєстрації
Коли потрібен повний перелік зареєстрованих осіб, особисте звернення залишається необхідним. Власник (або співвласник) житла, його законний представник чи уповноважена особа звертаються до найближчого ЦНАП або виконавчого органу місцевої ради, який веде реєстр.
Підготуйте паспорт громадянина України (або інший документ, що посвідчує особу), документ, що підтверджує право власності на житло (витяг з Державного реєстру речових прав, свідоцтво про право власності, договір купівлі-продажу тощо). Якщо звертається представник — нотаріально посвідчену довіреність. Для дітей додають свідоцтва про народження. У приватному секторі іноді просять будинкову книгу, якщо вона збереглася.
Заяву заповнюють на місці або подають заздалегідь. У багатьох ЦНАП працює електронний запис через карту на порталі Дія або сайт громади. Документ видають у день звернення або протягом одного календарного дня. Послуга безоплатна. Паперовий витяг також містить QR-код і має повну юридичну силу.
Якщо дані в реєстрі неповні (особливо щодо реєстрацій, здійснених до 2022 року), адміністратор може запропонувати актуалізувати відомості. Для цього інколи потрібні додаткові підтвердження — старі паспорти зі штампами або архівні записи.
Порівняння способів отримання документа
Різні життєві ситуації вимагають різного підходу. Нижче наведено ключові відмінності основних варіантів.
| Спосіб | Що отримуєте | Хто може звернутися | Строк | Вартість |
|---|---|---|---|---|
| Дія (онлайн) | Витяг про власне місце проживання або дитини | Особа або законний представник | Кілька хвилин | Безоплатно |
| ЦНАП / орган реєстрації | Витяг або відомості про всіх зареєстрованих за адресою | Власник, співвласник, представник | 1 день | Безоплатно |
| Виконавчий комітет ради (сільська місцевість) | Інформація з реєстру громади | Мешканці громади, власники | 1–3 дні | Безоплатно |
Коли документ може знадобитися
Хоча класична довідка скасована, її аналоги все ще запитують у певних випадках. При оформленні субсидій і допомог малозабезпеченим сім’ям органи іноді перевіряють склад зареєстрованих. Для нотаріального посвідчення договорів відчуження житла або відкриття спадщини потрібні відомості про осіб, які були зареєстровані на момент події. Школи та дитячі садки інколи просять підтвердження місця проживання дитини. При постановці на квартирний облік або отриманні соціального житла також можуть вимагати перелік зареєстрованих.
У практиці зустрічаються випадки, коли установи продовжують вимагати «довідку про склад сім’ї» зі старою назвою. У такій ситуації варто спокійно пояснити, що форма скасована, і запропонувати витяг з реєстру територіальної громади. Більшість органів уже приймають електронний документ. Якщо відмовляють безпідставно, можна посилатися на Гід державних послуг і наказ Мінсоцполітики № 1106.
Окремо варто згадати про внутрішньо переміщених осіб. Для них реєстр територіальної громади може не містити повних даних щодо попереднього місця проживання на тимчасово окупованих територіях. У таких випадках використовують довідку про взяття на облік ВПО разом із наявними витягами.
Практичні нюанси та типові труднощі
Якщо витяг у Дії не формується, найчастіше причина — відсутність актуальної інформації в реєстрі. Спочатку потрібно оновити дані. Для цього існує окрема послуга актуалізації. У приватному секторі, де раніше велися будинкові книги, процес може зайняти більше часу, бо відомості переносять поступово.
Власник житла має право знати, хто зареєстрований у його приміщенні. Відмова ЦНАП надати таку інформацію без законних підстав може бути оскаржена. Водночас витяг не встановлює родинних зв’язків і не підтверджує фактичне спільне проживання. Для доведення ведення спільного господарства інколи потрібен акт обстеження житлово-побутових умов, який складають органи соцзахисту.
Термін дії витягу формально не обмежений конкретною датою. Він підтверджує стан реєстру на момент формування. При зміні місця проживання потрібно отримувати новий документ. Електронна версія зручна тим, що її завжди можна швидко сформувати повторно.
Для громадян, які перебувають за кордоном, існує можливість діяти через представника за довіреністю або використовувати електронні сервіси, якщо є кваліфікований електронний підпис. Деякі консульські установи також допомагають із запитами до українських реєстрів.
Нині система продовжує вдосконалюватися. Міжвідомчий обмін даними стає швидшим, тож кількість випадків, коли громадянам доводиться самостійно збирати довідки, поступово зменшується. Найкраща стратегія — спочатку перевірити, чи дійсно потрібен паперовий документ, чи установа може отримати відомості з реєстрів самостійно. У більшості ситуацій електронний витяг з Дії вирішує питання без зайвих походів.